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Le planning de travail n’est pas seulement une suite d’actions à suivre pour être efficace dans l’exécution d’une tâche. C’est aussi un véritable outil qui permet de s’orienter et d’économiser un temps considérable.
Mais pour en tirer un maximum de profit, il faut au préalable qu’il ait été bien élaboré et surtout qu’on engage tous les moyens qu’il faut pour le respecter.
Le bon planning de travail n’est pas celui qui permet de faire un grand nombre d’actions, mais c’est un plan qui permet d’optimiser l’utilisation de son temps.
Les 12 conseils que présente cet article n’ont pour seul objectif que de vous permettre d’y parvenir.
1- Soyez réalistes, ne vous surestimez pas !
Effectuer un grand nombre de taches est une qualité. Cependant, lorsque vous établissez un planning de travail, faites preuve de réalisme. Il ne sert à rien de programmer quatre actions à faire pour n’en faire qu’un seul en fin de compte. La sensation d’inefficacité ne fera qu’accroitre votre frustration et votre détermination en prendra un coup.
Dans un premier temps, vous pourrez établir un programme provisoire que vous affinerez au fil des semaines, sur la base de vos capacités et possibilités. Une journée ne fera jamais plus de 24 H, il faut bien en tenir compte avant tout.
2- Faites une chose à la fois
Une pensée populaire laisse croire que faire plusieurs choses à la fois permet de gagner un temps considérable. Si le résultat semble être évident, l’efficacité d’un tel procédé reste limitée. En effet, focaliser son cerveau sur plusieurs actions au même moment le disperse et lui exige surtout beaucoup d’efforts. De façon simple, on retiendra que pour le même résultat, l’effort à fournir sera plus important. Pour ce qui est du temps d’exécution, rien non plus ne montre qu’on effectue un gain. Alors, mieux vaut économiser de l’énergie si en définitive on arrive au même résultat.
3- Procédez par ordre de priorité
Un planning de travail efficace est celui qui met un point d’honneur sur les tâches prioritaires. Le tout n’est pas d’effectuer des tâches, mais surtout de les exécuter dans un ordre bien pensé et parfaitement organisé. Une tâche pour laquelle vous avez un délai d’exécution très serré passera avant une autre qui ne vous impose aucune contrainte de temps.
Les aiguilles de l’horloge ne vous attendront jamais. Mieux vaut les tourner à votre avantage en composant avec elles.
4- Regroupez les actions similaires
Une action A sollicitera des zones du cerveau qu’une autre, B, ne sollicitera pas forcément. L’avantage qu’il y a à organiser les actions par similitude, c’est qu’on gagne un temps considérable, car le cerveau évite de se disperser.
Aussi certaines tâches exigent-elles une préparation particulière. En agissant de façon groupée, on n’est plus obligé de répéter certaines actions.
Supposons que vous ayez plusieurs appels à passer. Vous sortirez certainement votre annuaire, demanderez à ne pas être dérangé, avant de passer vos appels. Si vous deviez reproduire ces actions plusieurs fois au cours de la même journée, vous perdrez certainement quelques minutes. Supposons encore que vous avez plusieurs courses à faire dans la même zone, les faire toutes lors d’un seul déplacement si cela est possible. Et ce ne sont là que des exemples parmi tant d’autres.
5- Donnez-vous des délais raisonnables et clairs
Quelle est la charge horaire de chaque action ? De quel délai disposez-vous ? Vos capacités vous permettent-elles d’y arriver ? Si oui, allez-y. Dans le cas contraire, programmez une autre action à la place. Avant de déterminer les délais, assurez-vous d’avoir réellement mesuré ce que cela implique.
Les délais aident aussi à éliminer les actions inutiles et à vraiment aller à l’essentiel. C’est un moyen efficace pour gagner en efficacité. Mais une fois de plus, ne vous prenez pas pour un surhomme. Exécutez les tâches à un rythme raisonnable. Quand vous commencez une action, achevez là.
6- Débarrassez-vous des distractions
Certains éléments peuvent facilement se transformer en distraction. Et les distractions sont comme des parasites lors de l’exécution d’un travail donné. Vous devez clairement savoir ce qui peut être pour vous un facteur de distraction. Identifiez-les et écartez-les.
Si vous effectuez une activité qui demande une concentration maximale et que le bruit ne vous aidera pas à vous concentrer, éliminez le bruit tout simplement. Et si cela est impossible, privilégiez une autre action moins délicate à cette heure, et programmez la première action à un moment plus calme.
7- Déléguez certaines tâches
Si vous avez la possibilité de déléguer certaines tâches, n’hésitez pas à le faire. Inutile de préciser que vous pourrez utiliser le temps que vous aurez dégagé pour accomplir d’autres tâches. Mais avant, assurez-vous que vous n’aurez pas à venir reprendre ce travail parce qu’il n’aura pas été bien exécuté. Ne déléguez pas pour déléguer !
8- Ne vous laissez pas prendre au piège de la procrastination
Éviter les pièges de la procrastination est le rêve de toute personne. Mais combien cela est difficile, parfois impossible ! Le fait que la procrastination s’introduise avec discrétion ne facilite pas les choses. On remet à une heure, puis à l’heure d’après, au jour d’après pour se retrouver avec un grand nombre de choses à faire. Et là c’est la panique.
Ne jamais remettre à plus tard, tel est le secret pour éviter la procrastination. Le moindre décalage ouvre la porte à des reports en chaine. Il ne faut donc tout simplement pas laissé une telle pensée se transformer en action. Le report de trop n’est jamais très loin.
9- Sachez refuser quand votre emploi du temps ne vous le permet pas
Filer un coup de main est une bonne action. Mais dans certains cas, trouvez la bonne parade pour refuser afin de ne pas construire vous-même un goulot d’étranglement dans votre planning de travail.
Les imprévus ont la fâcheuse habitude de fausser tout plan établi. S’il ne s’agit pas d’une tâche que vous pouvez exécuter rapidement sans que cela ait une véritable incidence dans le respect de vos planifications, vous pouvez le faire. Sinon, essayez plutôt de reporter cette tâche et utilisez un petit temps libre par exemple.
10- Mettez de l’ordre dans vos dossiers, fichiers
Tout travail bien exécuté repose sur une bonne préparation. Avant de vous lancer dans n’importe quelle activité, faites l’inventaire de ce dont vous aurez besoin, et rendez-les disponibles. Si vous avez des recherches à faire, faites-les en amont. Si vous avez à utiliser des outils, des accessoires… mieux vaut les avoir à portée de main pour ne plus avoir à perdre un temps supplémentaire une fois que vous aurez démarré.
Un autre détail qu’il ne faut pas perdre de vue, c’est la nécessité de mettre de l’ordre autour de vous. Dossier, courriers, livres… disposez tout de sorte à toujours avoir des repères quand il faut chercher. Vous devrez adopter le même principe avec les différents répertoires de votre ordinateur. Même la boite mail ne doit pas être oubliée.
11- Accordez-vous du temps de repos
Vous avez beau être efficace, votre corps doit aussi se ressourcer. Alors, ne négligez pas le temps à dégager pour reprendre des forces. Si c’était le cas, ne voyez plus le repos comme une phase optionnelle que l’on s’offre quand on peut. Le repos est aussi une activité à part entière, et il est bien plus important que certaines tâches que vous jugez indispensables.
Dans votre planning de travail, évaluez la charge de chaque activité et prévoyez un temps de repos après chaque activité intense.
Pour tirer profit du repos, vous devez à ces instants là, vous déconnecter de tout ce qui vous ramène au travail que vous venez d’exécuter, ou que vous allez exécuter plus tard. Musique, relaxation, sommeil, trouvez la bonne solution pour vous remettre d’aplomb afin de pouvoir reprendre de plus belle, et la batterie bien rechargée, une fois votre pause terminée.
12- Soyez à l’écoute et améliorez vos méthodes
Tout individu est unique. Il n’existe donc pas de modèle de planning de travail parfait, ou standard qui s’adapte à tous. Soyez à l’écoute de vos sensibilités, de vos facultés, de vos compétences, et adoptez les bonnes méthodes.
Certaines activités qui seront parfaitement exécutées par une catégorie de personne tôt le matin le seront pour une autre catégorie de personne, tard dans la nuit, ou même en plein midi pour une autre catégorie. Pour cela, optez pour un planning de travail ouvert et flexible que vous pourrez toujours améliorer.
Un planning de travail a pour objectif de vous rendre plus performant dans l’exécution de vos tâches, tout en vous garantissant d’engager le minimum d’effort, afin d’obtenir les meilleurs résultats. C’est également un assistant personnel pour vous aider à ne plus vous perdre sous un grand nombre de choses à faire.
Afin de bien suivre l’avancée de votre planning de travail, vous pouvez utiliser, non pas une liste de chose à faire, mais plutôt une liste de choses faites. Ainsi, vous éviterez de vous mettre des pressions inutiles et constantes, amplifiées par le fait de toujours garder les yeux sur une longue liste qui finit par ressembler à une corvée que vous vous infligez.
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